Priorisez-vous

Vos journées sont plus remplies qu’un métro à l’heure de pointe ? Vous avez l’impression de constamment courir après le temps ? Et si vous priorisiez ? Dit comme ça, vous avez l’impression d’entendre une grossièreté. Pourtant, l’idée est bonne, et même très intéressante. Notion essentielle en gestion de temps, prioriser ses tâches, c’est les organiser par ordre d’importance.

Sachant qu’une journée n’a que 24 heures, il est rare que vous arriviez à faire tout ce que vous souhaitez. Pourquoi ? Parce que vous vous éparpillez, que vous faites mille choses en même temps et que tout doit être fait. Pourtant, le multitâche n’est pas une option. Votre cerveau n’est pas programmé pour faire plusieurs choses simultanément. Vous perdez en efficacité, votre motivation diminue ainsi que votre concentration. Résultat, vous procrastinez.

En priorisant, vous allez pouvoir repérer les vraies urgences, relativiser et lâcher-prise sur des tâches moins essentielles. Mais aussi, apprendre à dire non pour davantage penser à vous. En agissant ainsi, vous allez surtout mettre un grand coup de pied dans ces croyances et ces habitudes qui vous limitent. Si vous dépensez toute votre énergie dans les petits riens du quotidien, vous n’en aurez plus pour les choses qui comptent vraiment pour vous. Cette idée est parfaitement reflétée par la parabole des gros cailloux. Dans les lignes qui suivent, je vous explique comment prioriser votre vie. Avancez un pas après l’autre, et libérez-vous.

Prioriser : difficile mais nécessaire

L’humanitude

Comme vous venez de le comprendre, il est important d’utiliser son temps intelligemment. Car si tout est prioritaire alors rien n’a plus vraiment d’importance. Il y aura toujours du sable pour remplir votre bocal, et vous aurez toujours plus de choses à faire que de temps pour le faire. L’accélération permanente de la société rend l’Homme conscient de son humanitude, c’est-à-dire des limites de sa condition humaine. En effet, même si vous aimeriez bien en avoir plusieurs, vous ne possédez qu’une tête, deux bras et deux jambes. Vous savez que vous ne pourrez jamais tout lire, tout voir, tout faire, tout connaître. Cette situation est d’autant plus stressante face à la masse exponentielle de possibilités à disposition. Alors acceptez ce fait et profitez des décisions que vous prenez, sans regret ni remords.

Les inconvénients

Qui dit accorder la priorité dit choisir. La démarche de trancher entre deux opportunités est déstabilisante, car c’est peut-être fermer la porte à une occasion que vous ne retrouverez jamais. Cette insécurité angoissante rend l’acte d’autant plus dur à mettre en œuvre. Ainsi hiérarchiser consiste en un lâcher-prise évident. Dans une société du contrôle et de la peur de l’échec, cette démarche demande beaucoup de travail sur soi. Prioriser ses tâches, c’est surtout distinguer l’urgent de l’important. Mettre une étiquette sur chacune des actions que vous avez à faire, va vous permettre de faire un premier tri. Toute la difficulté réside dans l’attribution de la bonne étiquette en fonction de vos objectifs.

Les avantages

Pourtant, en hiérarchisant votre journée, vous pourrez y faire entrer progressivement de gros cailloux. Prioriser ses tâches est essentiel car : 

• vous êtes plus efficace en éliminant le superflu
• vous évitez les dépenses de temps et d’énergie inutiles,
• vous êtes plus productive,
• vous ne procrastinez pas car, vous savez ce que vous avez à faire et pourquoi,
• vous supprimez le stress de vos prises de décisions quotidiennes.

Méthode pour prioriser ses tâches

Je vous en parlais plus haut, une des conditions pour s’organiser efficacement est d’étouffer votre côté perfectionniste et surtout de lâcher prise. Vous êtes peut-être une Wonder Woman, mais même les super-héroïnes ont leurs limites et doivent faire des choix. Prioriser ses tâches, c’est privilégier sa vie. Ce qui n’a pas de sens pour vous est une perte d’énergie et de temps. À cette étape de votre cheminement, un petit temps d’introspection peut faire bouger les choses. Analysez ce qui est important pour vous. Sans y passer des heures, posez-vous des questions simples comme :

• Quelles sont vos vraies valeurs ? 
• Quels sont vos objectifs essentiels ? Pensez vos objectifs de façon SMART.
• Qu’est-ce que vous aimeriez faire si vous n’aviez aucune contrainte ?
• De quoi avez-vous réellement envie ?
• Pourquoi êtes-vous douée ?

Attention à ne pas tenir compte de vos freins psychologiques qui commencent tous par des mots comme « J’ai peur de… » , « Je suis trop nulle pour… » ou encore « Ça ne sert à rien de…» . Pour pousser plus loin cette réflexion, je peux vous apporter une aide précieuse avec le programme Révélations.

La loi de Pareto

Vilfredo Pareto remarqua que 80 % des effets sont provoqués par 20 % de causes. C’est-à-dire que 80 % de votre productivité est due à 20 % de vos actions. Ce principe signifie que seule une partie de vos actes a des conséquences visibles et rentables dans votre vie. En analysant les résultats de vos actions journalières, vous pourrez ainsi devenir plus productive. D’une part, vous mettrez l’accent sur ce qu’il est vraiment intéressant de faire et d’autre part, vous arrêterez de faire ce qui vous fait perdre du temps.

Les outils pour hiérarchiser sa journée

L’outil indispensable à la priorisation, c’est le Bullet Journal. Le fait d’écrire noir sur blanc vos objectifs, vos valeurs et vos priorités vous permettra de les relire aussi souvent que vous le souhaitez. Voir votre évolution et vos progrès vous motivera dans votre démarche, et vous permettra d’alléger votre charge mentale.

• La to-do list est une valeur sûre. Simple à mettre en place, elle vous permet de vider votre cerveau au fur et à mesure que les idées viennent. Mais mal exploitée, elle peut rapidement devenir anxiogène devant la masse de choses à faire et paralyser l’action. La procrastination n’est alors pas loin.

• Le tracker de temps demande un travail fastidieux, je vous l’accorde, mais essentiel. Évaluer le temps que vous passez à faire une activité vous donne une connaissance plus réaliste du temps que prennent vos tâches. Intégrer un tracker vous permet une gestion plus réaliste de vos actions du jour. Fixez-vous également des limites de temps dans la réalisation de vos obligations. Vous ressentirez un fort sentiment d’accomplissement à la fin de votre journée. Pensez aussi à prendre en compte le temps de transition entre deux occupations.

• La matrice d’Eisenhower vous aidera à définir quelle action est à mener en premier. Ce processus de hiérarchisation mis au point par le président américain du même nom, permet de prioriser ses tâches en différenciant celles qui sont importantes de celles qui sont urgentes. Pour recevoir gratuitement la matrice avec mes conseils d’utilisation, cliquez ICI.

° Urgent et important : ces activités ont besoin d’être réalisées immédiatement et vous font avancer dans vos projets.
° Important mais pas urgent : ces impératifs contribuent à vos objectifs mais, leur date de planification est éloignée.
° Urgent mais pas important : ces occupations doivent être réalisées rapidement, mais ne sont pas en lien avec vos projets.
° Ni important ni urgent : ce sont généralement des passe-temps ou des missions que vous pouvez déléguer.

• Les Tâches Prioritaires : établissez 3 à 5 tâches prioritaires pour la semaine (TPS) en lien avec vos objectifs. Commencez votre journée avec les trois tâches (TPJ) les plus importantes. Brian Tracy, auteur de « Eat that frog ! » vous conseille même de commencer par celle que vous procrastinez le plus. D’une part, vous serez débarrassée. D’autre part, en réalisant le travail le plus challengeant de votre to-do, vous serez remontée à bloc pour faire les autres tâches.

• Le time-blocking peut également vous guider dans votre projet de priorisation.

Priorisez-vous !

Grâce à votre bujo, vous aurez une vision complète de votre vie, mais l’essentiel, c’est vous. Ordonner vos tâches va vous permettre de pouvoir penser à vous. Car vous êtes votre priorité principale. Vous êtes le moteur de votre vie.

• Mettez l’accent sur ce qui fait sens pour vous. Ce qui vous fait plaisir. Ce qui vous rend heureuse.
• Libérez-vous de votre charge mentale et de votre stress, grâce à la méditation par exemple.
• Pensez à vous avec des émotions et un vocabulaire positifs. Fuyez le négatif.
• Trouver ce qui vous fait vibrer : votre mission de vie.

Tous ces conseils vont vous permettre d’avancer. Il est utile de savoir se poser pour ensuite être efficace. Vous êtes aux commandes de votre vie, mais pour en profiter pleinement, il faut faire des choix en tenant compte de vous. Décidez en toute conscience de faire ou de ne pas faire quelque chose, sans culpabiliser. Votre journée n’a que 24 heures. Prioriser vous permettra d’employer utilement ce temps-là.

Pour aller plus loin dans cette analyse de votre temps et de vos priorités, découvrez le plan de route de la méthode Je m’adore, où je vous offre les 6 étapes clefs pour mieux s’organiser et gérer son temps.